Privacyverklaring

INUUK BV

INUUK begeleidt mensen, families en organisaties rond levenseinde, vroegtijdige zorgplanning, afscheid en rouw. Deze privacyverklaring geldt voor die dienstverlening, voor het gebruik van www.inuuk.be en voor contact met INUUK. Zij legt uit welke persoonsgegevens INUUK verwerkt, waarom, met wie gegevens eventueel worden gedeeld, hoelang ze worden bewaard en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is informatie over gegevensverwerking. Zij is geen algemene toestemming voor de verwerking of uitwisseling van gezondheidsgegevens of andere vertrouwelijke informatie. Wanneer voor een concrete gegevensdeling toestemming nodig is, vraagt INUUK die afzonderlijk, gericht en vrij.

1 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking

INUUK BV is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen doeleinden en werking verwerkt:

INUUK BV, BE 0450.611.916, Heideken 12 - 3210 Lubbeek / E-mail: luc@inuuk.be / Telefoon: +32 0475 44 20 10

2 Voor wie geldt deze verklaring

Deze verklaring geldt voor iedereen van wie INUUK persoonsgegevens verwerkt, waaronder:

·        cliënten en personen op wie een begeleiding betrekking heeft;

·        familieleden, naasten, contactpersonen, vertrouwenspersonen en vertegenwoordigers;

·        zorgprofessionals en medewerkers van zorginstellingen;

·        opdrachtgevers, leveranciers en andere professionele contacten;

·        personen die INUUK contacteren, informatie aanvragen of de website gebruiken.

3 Welke persoonsgegevens verwerkt INUUK

Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt, hangt af van de relatie met INUUK en van de concrete opdracht. INUUK verwerkt alleen gegevens die passend en noodzakelijk zijn voor het betrokken doel.

·        Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer.

·        Contractuele en administratieve gegevens, zoals opdracht, afspraken, vertegenwoordiging, facturatie en betaling.

·        Gegevens over familie, relaties, sociale context en praktische ondersteuning.

·        Persoonlijke wensen, waarden, voorkeuren en informatie rond afscheid, rouw en levenseinde.

·        Gezondheids- en zorginformatie, waaronder informatie die relevant is voor vroegtijdige zorgplanning of begeleiding.

·        Documenten, notities en correspondentie die tijdens een begeleiding worden ontvangen of opgesteld.

·        Professionele gegevens, zoals functie, organisatie en zakelijke contactgegevens.

·        Technische gegevens die bij digitaal contact of websitegebruik ontstaan, zoals beveiligings- en loggegevens.

Sommige van deze gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld gezondheidsgegevens of informatie waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken. Daarvoor gelden bijkomende wettelijke voorwaarden.

4 Van wie ontvangt INUUK gegevens

INUUK ontvangt persoonsgegevens doorgaans rechtstreeks van de betrokkene of van de contractuele cliënt. Afhankelijk van de opdracht kan INUUK ook gegevens ontvangen van een rechtsgeldig bevoegde vertegenwoordiger, een familielid of naaste, een zorgprofessional, een zorginstelling, een opdrachtgever of een openbare bron.

Wanneer gegevens niet rechtstreeks van de betrokkene komen, beoordeelt INUUK of de ontvangst en verdere verwerking rechtmatig zijn. INUUK verstrekt de wettelijk vereiste informatie binnen de toepasselijke termijnen, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

5 Waarom en op welke rechtsgrond verwerkt INUUK gegevens

Contact en voorbereiding

Een vraag beantwoorden, kennismaken, een voorstel of overeenkomst voorbereiden.

Rechtsgrond: stappen op verzoek vóór een overeenkomst; gerechtvaardigd belang bij professionele communicatie.

Uitvoering van de opdracht

Afspraken plannen, begeleiden, verslaggeven en de overeengekomen ondersteuning organiseren.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst. Voor bijzondere persoonsgegevens is daarnaast een grond uit artikel 9 AVG nodig.

Administratie en betaling

Facturen opmaken, betalingen opvolgen en de boekhouding voeren.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

Veiligheid en kwaliteitsbewaking

Systemen beveiligen, incidenten onderzoeken, klachten behandelen en de dienstverlening opvolgen.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, wettelijke verplichting.

Rechten en geschillen

Verzoeken van betrokkenen behandelen en rechtsvorderingen instellen, uitoefenen of verdedigen.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang; voor bijzondere persoonsgegevens zo nodig artikel 9.2.f AVG.

Gerichte gegevensdeling

Informatie uitwisselen met een aangeduide persoon, zorgprofessional of organisatie.

Rechtsgrond: toestemming of een andere concrete rechtsgrond; voor gezondheidsgegevens is bovendien een grond uit artikel 9 AVG vereist.

Website en techniek

De website laten functioneren en beveiligen; het gebruik analyseren via Squarespace.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang voor werking en beveiliging; toestemming voor statistische cookies en de bijbehorende verwerking.

6 Bijzondere persoonsgegevens

INUUK verwerkt gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor een duidelijk omschreven doel én naast een gewone rechtsgrond ook een toepasselijke uitzondering van artikel 9 AVG bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan INUUK onder meer steunen op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, de noodzaak voor de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, of in een uitzonderlijke noodsituatie op de bescherming van vitale belangen wanneer de betrokkene fysiek of juridisch niet in staat is toestemming te geven. De uitvoering van een overeenkomst volstaat op zichzelf niet als grond om gezondheidsgegevens te verwerken.

INUUK vraagt geen ruimere gezondheidsinformatie dan nodig is en treedt niet op als arts, verpleegkundige, psycholoog, psychiater of andere zorgbeoefenaar. Bij twijfel over de passende rechtsgrond verwerkt of deelt INUUK de betrokken informatie niet totdat dit is opgehelderd.

7 Toestemming

Wanneer een verwerking op toestemming steunt, moet die toestemming vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. Voor bijzondere persoonsgegevens wordt uitdrukkelijke toestemming gevraagd. De betrokkene kan toestemming op elk moment geheel of gedeeltelijk intrekken via luc@inuuk.be of via een ander met INUUK afgesproken kanaal.

De intrekking geldt voor toekomstige verwerking en maakt een eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan. Wanneer de intrekking gevolgen heeft voor de begeleiding, legt INUUK die gevolgen zo duidelijk mogelijk uit. Een toestemming van de betrokkene verplicht een derde, zoals een arts of zorginstelling, niet om gegevens aan INUUK te bezorgen; die derde beoordeelt zelf of een doorgifte rechtmatig is.

8 Met wie deelt INUUK persoonsgegevens

INUUK verkoopt geen persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden alleen toegankelijk gemaakt of gedeeld wanneer dat noodzakelijk en rechtmatig is. Mogelijke ontvangers zijn:

·        Personen, zorgprofessionals of organisaties die concreet bij de begeleiding betrokken zijn, met toestemming of op een andere geldige rechtsgrond;

·        Dienstverleners voor hosting, cloudopslag, beveiligde communicatie, kantoorsoftware, websitebeheer, boekhouding en administratie. Voor de website en contactformulieren gebruikt INUUK Squarespace; voor beveiligde communicatie Zivver. De e-maildienstverlener verwerkt de berichten die in de mailbox van INUUK worden ontvangen;

·        Accountants, verzekeraars en professionele adviseurs, voor zover noodzakelijk;

·        Overheidsdiensten, toezichthouders, rechtbanken of hulpdiensten wanneer de wet dit vereist of een andere geldige rechtsgrond bestaat.

 Dienstverleners die gegevens uitsluitend in opdracht van INUUK verwerken, krijgen alleen toegang voor hun taak en worden contractueel tot passende beveiliging en vertrouwelijkheid gehouden. Waar partijen ieder hun eigen doeleinden en wettelijke verplichtingen bepalen, zijn zij elk afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke.

9 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers, waaronder Squarespace en haar onderaannemers, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Voor zulke doorgiften moet een geldig doorgiftemechanisme bestaan, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen waar nodig. Squarespace regelt deze doorgiften in haar verwerkersvoorwaarden (www.squarespace.com/dpa). U kan via luc@inuuk.be meer informatie over de toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan vragen.

10 Hoelang bewaart INUUK persoonsgegevens

INUUK bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten, de duur van de begeleiding en de mogelijkheid om rechten of vorderingen te onderbouwen. Daarna worden gegevens verwijderd, geanonimiseerd of uitsluitend nog bewaard wanneer de wet dat vereist.

Vragen of kennismakingscontact zonder opdracht

Tot twee jaar na het laatste betekenisvolle contact, tenzij eerder verwijderen passend is.

Actief begeleidingsdossier

Gedurende de opdracht. Na het einde wordt het dossier beperkt en gearchiveerd.

Inhoudelijk dossier na de begeleiding

In beginsel vijf jaar na het einde van de begeleiding of, wanneer INUUK daarvan kennis heeft, het overlijden van de betrokken persoon. Langer alleen wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is.

Overeenkomsten, facturen en boekhoudkundige stukken

Gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn; voor boekhoudkundige en fiscale stukken doorgaans tien jaar.

Bewijs van toestemming of intrekking

Zolang de betrokken verwerking loopt en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is om de naleving aan te tonen of een vordering te behandelen.

Klachten en verzoeken over privacyrechten

Zolang nodig voor behandeling en opvolging, en daarna gedurende de relevante verjaringstermijn.

Technische beveiligings- en loggegevens

Niet langer dan nodig voor beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie, behoudens een incident of wettelijke verplichting.

Een concrete bewaartermijn kan korter of langer zijn wanneer de aard van het dossier, een wettelijke verplichting, een lopend geschil of een gerechtvaardigde noodzaak dat verantwoordt. INUUK documenteert zulke afwijkingen.

11 Hoe beveiligt INUUK gegevens

INUUK neemt passende technische en organisatorische maatregelen die afgestemd zijn op de aard en gevoeligheid van de gegevens en op de risico’s. Daaronder kunnen toegangsbeperking, sterke authenticatie, actuele software, versleuteling waar passend, veilige back-ups, beveiligde communicatiekanalen, zorgvuldige leverancierskeuze en afgesloten bewaring van papieren documenten vallen.

Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Wanneer een inbreuk in verband met persoonsgegevens ontstaat, onderzoekt INUUK die en meldt zij ze aan de bevoegde autoriteit en/of betrokkenen wanneer de AVG dat vereist.

12  Welke rechten heeft de betrokkene

 Binnen de wettelijke voorwaarden kan een betrokkene:

·        informatie en inzage vragen en een kopie van persoonsgegevens ontvangen;

·        onjuiste gegevens laten verbeteren en onvolledige gegevens laten aanvullen;

·        verwijdering of beperking van de verwerking vragen;

·        bezwaar maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;

·        gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ontvangen wanneer het recht op overdraagbaarheid geldt;

·        een gegeven toestemming op elk moment intrekken;

·        een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Een verzoek kan worden gericht aan luc@inuuk.be. INUUK kan bijkomende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om de identiteit of vertegenwoordigingsbevoegdheid te controleren. INUUK antwoordt in beginsel binnen één maand. Die termijn kan volgens de AVG met twee maanden worden verlengd bij complexe of talrijke verzoeken; INUUK informeert de verzoeker dan tijdig.

Niet ieder recht is absoluut. Een wettelijke bewaarplicht, de rechten van andere personen of de noodzaak om rechtsvorderingen te behandelen kan een verzoek geheel of gedeeltelijk beperken. INUUK licht een beperking gemotiveerd toe.

13 Gegevens over andere personen

Begeleiding rond levenseinde, afscheid en rouw gaat vaak ook over familieleden, naasten en zorgprofessionals. Wie gegevens over een andere persoon aan INUUK bezorgt, doet dat alleen wanneer dit rechtmatig is en informeert die persoon waar dat passend en mogelijk is.

INUUK behandelt ook zulke gegevens vertrouwelijk. Een familielid, contactpersoon of betalingsplichtige krijgt niet automatisch toegang tot informatie over een andere persoon. Voor publicatie, opleiding, onderzoek, beeld- of geluidsopnamen of het gebruik van een herkenbare casus vraagt INUUK afzonderlijke toestemming of zorgt zij voor afdoende anonimisering.

14 Vertegenwoordiging en beslisvaardigheid

Een meerderjarige betrokkene oefent zijn privacyrechten en keuzes zelf uit zolang hij de concrete beslissing met voldoende begrip kan nemen. Ziekte, hoge leeftijd, dementie of bewindvoering betekent niet automatisch dat iemand dit niet kan.

Wanneer iemand voor een concrete beslissing niet zelfstandig kan optreden, aanvaardt INUUK alleen instructies of toestemming van een persoon die daarvoor rechtsgeldig bevoegd is. INUUK kan de identiteit, rechtsgrond, omvang en beperkingen van die bevoegdheid controleren. De betrokkene wordt zoveel mogelijk betrokken en zijn gekende wensen en voorkeuren worden gerespecteerd.

15 Website formulieren cookies en communicatie

De website www.inuuk.be wordt gehost via Squarespace. Bij websitebezoek worden technische gegevens verwerkt, zoals het IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s en het tijdstip van een bezoek. Deze gegevens dienen voor de werking, beveiliging en het technische beheer van de website. Het gerechtvaardigde belang van INUUK is een toegankelijke, betrouwbare en veilige website.

Contactformulieren

De website bevat een contactformulier voor particulieren en families en een contactformulier voor zorgprofessionals. INUUK verwerkt de gegevens die u daarin invult: naam, e-mailadres, telefoonnummer, gemeente en eventuele overige adresgegevens, uw bericht en eventueel gekozen gespreksthema’s. Bij zorgprofessionals gaat het ook om praktijk, team of organisatie en rol of functie. Velden die verplicht zijn, worden als zodanig aangeduid. Zonder de vereiste gegevens kan het formulier niet worden verzonden; u kan INUUK ook via de andere contactkanalen bereiken.

INUUK gebruikt deze gegevens om uw vraag te beantwoorden, contact op te nemen en een kennismaking of mogelijke opdracht voor te bereiden. Wanneer u een mogelijke dienstverlening voor uzelf aanvraagt, gaat het om stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst. Bij professionele contacten of andere algemene vragen steunt de verwerking op het gerechtvaardigde belang om ontvangen vragen zorgvuldig te beantwoorden en contacten op te volgen.

De formulieren worden verwerkt via Squarespace. Inzendingen worden naar luc@inuuk.be gestuurd; Squarespace slaat ook inzendingen en contactgegevens op binnen het websitebeheer. Er zijn geen extra formulierkoppelingen met Google Drive, Zapier of Mailchimp ingesteld. De bewaartermijnen in onderdeel 10 gelden ook voor formuliergegevens en de ontvangen berichten. Wanneer een contact tot een opdracht leidt, worden relevante gegevens opgenomen in het bijbehorende dossier.

Deel geen gezondheidsgegevens of andere gevoelige informatie via deze formulieren of gewone e-mail. Gebruik daarvoor de beveiligde Zivver-knop op de website. Vermeld ook geen herkenbare cliënt- of patiëntgegevens in het formulier voor zorgprofessionals. Het verzenden van een formulier geeft geen algemene toestemming voor verwerking of uitwisseling van bijzondere persoonsgegevens.

Cookies en bezoekersstatistieken

Noodzakelijke cookies dienen om de website te laten functioneren, te beveiligen en uw cookiekeuze te onthouden. Hiervoor is geen toestemming nodig. INUUK gebruikt daarnaast de eigen bezoekersstatistieken van Squarespace om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, zoals bezoeken, bezochte pagina’s en verkeersbronnen. Er is geen Google Analytics of andere externe meetdienst gekoppeld.

Statistische cookies worden alleen geplaatst of uitgelezen nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookie-banner. U kan de niet-noodzakelijke cookies weigeren en de website blijven gebruiken. U kan uw keuze later wijzigen of uw toestemming intrekken via de cookievoorkeuren op de website. Intrekking maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan.

Squarespace vermeldt voor haar statistische cookies de volgende maximale looptijden: ss_cid, ss_cpvisit en ss_cvr: twee jaar; ss_cvisit en ss_cvt: dertig minuten. Deze cookies onderscheiden bezoekers en bezoeken. Welke cookies daadwerkelijk worden gebruikt, hangt af van de website-instellingen en uw toestemming. De looptijd van een cookie op uw apparaat is niet hetzelfde als de bewaartermijn van alle bijbehorende gegevens.

Meer informatie over de cookies en hun functies vindt u op https://support.squarespace.com/hc/en-us/articles/360001264507-The-cookies-Squarespace-uses. U kan cookies ook verwijderen via uw browserinstellingen. De cookiekeuze zelf wordt bewaard om uw voorkeur toe te passen.

Beveiligde communicatie

INUUK biedt Zivver aan als beveiligd communicatiekanaal. Wanneer u de Zivver-knop gebruikt, worden uw contactgegevens, berichten, eventuele bijlagen en technische gegevens die nodig zijn voor verzending, verificatie en beveiliging via die dienst verwerkt. De inhoud wordt gebruikt voor de behandeling van uw vraag of begeleiding. Voor bijzondere persoonsgegevens gelden de voorwaarden uit onderdeel 6; het gebruik van Zivver is op zichzelf geen rechtsgrond of toestemming voor gegevensdeling.

De website biedt momenteel geen nieuwsbriefinschrijving, online betalingen, boekingen of bezoekersaccounts aan. Gewone links naar externe websites brengen u naar een omgeving waarvoor de betrokken aanbieder een eigen privacybeleid voert.

Geautomatiseerde beslissingen

INUUK neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die voor een persoon rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen hebben.

16 Vragen klachten en wijzigingen

Vragen over deze verklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan INUUK via luc@inuuk.be of de contactgegevens in artikel 1.

Een betrokkene kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. INUUK moedigt betrokkenen aan om een bezorgdheid eerst rechtstreeks te melden, zodat zij die kan onderzoeken, maar dit is geen voorwaarde om de toezichthouder te contacteren.

INUUK kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer haar werking, dienstverlening of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie wordt herkenbaar gemaakt met een versiedatum en wordt via de gebruikelijke kanalen beschikbaar gesteld. Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft, informeert INUUK de betrokkenen op passende wijze.

Versie september 2026